Comment organiser un webinaire : le guide ultime

Organiser un webinaire peut être intimidant, mais avec une bonne méthode, il est facile de se lancer. Un webinaire est un événement qui s’adresse à un large public et qui a pour but de présenter une problématique d’un commerce, d’un secteur ou d’une branche en particulier. Il s’agit donc d’une alternative aux conférences téléphoniques et permet de toucher un plus grand nombre de personnes grâce aux outils numériques. C’est aussi un moyen d’enrichir votre stratégie de content marketing. Afin d’organiser un webinaire efficacement et de donner toutes les instructions nécessaires aux participants, cet article propose une stratégie simple à mettre en œuvre et décrit les différents outils disponibles pour réaliser ce type de conférence.

Pas encore prêt? Poursuivre votre lecture!

comment créer un webinaire

Organiser un webinaire : avant le webinaire

L’organisation d’un webinaire peut être angoissante, mais elle est simple avec l’aide des bons outils.

Un webinaire est une conférence en ligne qui peut réunir jusqu’à plusieurs centaines de personnes même si la plupart en B2B regroupe quelques dizaines de participants. Il existe de nombreuses applications d’organisation qui facilitent la création et la gestion de vos webinaires.

Une fois que vous avez planifié votre programme et confirmé les participants, il est temps de créer votre espace de réunion virtuel !

Assurez-vous de vous amuser avec vos webinaires en concevant des diapositives attrayantes et en intégrant le streaming en direct à l’expérience !

Créer un formulaire d’inscription en ligne

La création d’un formulaire d’inscription en ligne est la première étape de la mise en place de votre webinaire. Ce formulaire vous permet de récupérer les données sur vos inscrits et faire de la génération de leads. Il est important que ce processus soit aussi fluide et facile que possible, afin d’éviter tout découragement potentiel des participants.

Veillez à ce que tous les champs soient obligatoires et clairement libellés, afin que les participants sachent ce qu’ils doivent remplir et ne perdent pas leur temps à essayer de le découvrir.

Votre formulaire d’inscription doit également être convivial, afin que les personnes puissent saisir leurs coordonnées sans avoir de difficultés à comprendre le fonctionnement de l’ensemble.

Choisir un thème

Le choix d’un sujet pour votre webinaire est une partie importante du processus. Il est crucial que vous choisissiez un sujet qui intéressera votre public cible et que vous vous assuriez que le contenu est de haute qualité.

Une fois le sujet choisi, commencez à planifier le contenu en faisant des recherches sur des sujets pertinents ou en discutant avec des experts dans ce domaine. Ensuite, assurez-vous que tous vos supports (diapositives, fichiers audio, etc.) sont bien préparés et prêts à être diffusés.

Vous pouvez promouvoir le webinaire par le biais de plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Twitter afin de toucher un maximum de personnes avant qu’il n’ait lieu.

Préparer sa présentation

La présentation d’un webinaire peut être une expérience passionnante et enrichissante, mais il est important de se rappeler que la préparation est essentielle.

Il est également crucial de choisir une date qui vous laisse beaucoup de temps pour la planification et la préparation de la présentation proprement dite.

Veillez à ce que tout soit organisé à l’avance, de la préparation de vos diapositives au choix du modérateur qui fera en sorte que tout se passe bien.

Enfin, assurez-vous d’avoir un objectif clair pour le webinaire – quels sont vos buts ?

Une fois toutes ces tâches préparatoires accomplies, la présentation du webinaire ne devrait être qu’une étape supplémentaire pour les atteindre !

Marketing et publicité de votre webinaire

La création et l’organisation d’un évènement en ligne peuvent être un excellent moyen de promouvoir votre entreprise. Toutefois, il est important de tout planifier à l’avance afin que l’événement se déroule sans heurts et laisse à chacun une excellente impression.

Il existe de nombreuses façons de commercialiser et de faire la publicité de votre webinaire : marketing par e-mail, marketing sur les médias sociaux, relations publiques, etc. Le plus important est de veiller à ce que votre message soit inspirant !

Obtenir l’autorisation des participants

Les webinaires sont un excellent moyen d’entrer en contact avec votre public cible et de gagner sa confiance. Cependant, pour que l’événement soit réussi, il faut plus qu’un bon contenu – il faut aussi de la préparation et de l’attention aux détails.

Maintenez la durée de votre webinaire en dessous de deux heures pour éviter que les participants ne s’ennuient. En outre, veillez à susciter l’intérêt des participants en leur posant des questions dès le début de la présentation, afin qu’ils n’aient pas l’impression d’assister à un cours magistral.

Enfin, assurez-vous d’avoir l’autorisation de tous ceux qui veulent participer avant de lancer l’événement !

Envoyer des emails de rappel

Les emails de rappels sont une façon simple de rappeler que la date de webinaire aux participants. Vous pouvez envoyer un email à J-7, J-1 et quelques heures avant le début.

Organiser un webinaire : le jour J

Vous envisagez d’organiser un webinaire ? Génial ! La mise en place d’un webinaire est un processus facile, mais vous devez d’abord tenir compte de certains éléments. Avec un peu de préparation et de coordination, les webinaires peuvent être un excellent moyen de communiquer avec votre public et d’en savoir plus sur ses besoins et ses intérêts.

Êtes-vous prêt à intégrer les webinaires dans votre stratégie marketing ?

Conseils pour organiser un webinaire attrayant

Un webinaire bien organisé permettra non seulement de promouvoir votre entreprise, mais aussi de fidéliser vos clients sur le long terme. Par exemple, assurez-vous que votre logiciel est entièrement fonctionnel et prêt à diffuser.

Ensuite, vérifiez que votre ordre du jour soit utile pour vos participants. Ils sauront ainsi à quoi s’attendre et quand le webinaire commencera et se terminera. Choisissez la date et l’heure qui conviennent le mieux à votre public. En utilisant des outils tels que les tableaux de bord des webinaires, vous pouvez suivre le déroulement de l’événement et vous assurer qu’il reste intéressant pour les participants.

Enfin, faites vous aider par un assistant qui recueillera les questions et pourra répondre en direct.

Faire une annonce importante au début du webinaire

Un webinaire est un excellent moyen d’impliquer votre public cible et de faire des annonces importantes. Il s’agit également d’un excellent moyen de transmettre la mission et la vision de votre entreprise, ainsi que ses produits ou services. Pour garder l’attention de votre public, faites une annonce dès le départ d’un sujet particulièrement intéressant que vous développerez à la fin de votre webinaire.

Faire participer le public

Les webinaires sont un excellent moyen d’entrer en contact avec votre public cible et de partager les dernières mises à jour de vos produits ou services. Ils peuvent être une excellente occasion de s’engager sur un plan individuel et de générer des prospects pour votre entreprise.

Cependant, gardez à l’esprit que les webinaires peuvent prendre beaucoup de temps. Veillez donc à faire participer le public durant l’événement en posant des questions ou en utilisant des quizz. Utilisez aussi des jeux de diapositives, des enregistrements audio, etc., afin de garantir une expérience de webinaire réussie pour toutes les personnes concernées !

Vendre vos offres et services durant le webinaire

Beaucoup d’entreprises font l’erreur de ne pas vendre leurs offres et services durant le webinaire. Avant d’organiser un webinaire, il est important que tout soit prêt.

Il s’agit notamment de préparer votre présentation et vos questions à l’avance, ainsi que de fixer le bon moment pour l’événement, mais aussi de garder un moment clé pour promouvoir votre entreprise. Vous ne voulez pas qu’il soit trop long ou trop court – cela irait à l’encontre du but recherché !

Un webinaire peut être un excellent moyen d’entrer en contact avec des clients potentiels et de construire des relations à long terme. C’est également un excellent moyen de vendre vos produits ou services.

En suivant ces quatre conseils, vous vous assurerez que vos webinaires sont réussis et rentables, tant pour vous que pour vos participants !

Remercier les participants

Remercier les participants est une partie importante de tout webinaire – cela permet de nouer des relations et de maintenir leur engagement. Veillez à ce que tous les détails soient bien organisés avant l’événement, et assurez-vous de disposer d’un enregistrement du webinaire pour une diffusion ultérieure.

Veillez à rester concentré sur votre public à tout moment et à répondre à ses questions de manière satisfaisante. Cela contribuera à les fidéliser à votre entreprise et les encouragera à participer à de futurs événements !

Organiser un webinaire : après le webinaire

Organiser un webinaire ne s’arrête pas à la diffusion. En effet, il vous faut profiter de cet évènement pour suivre les participants et les inscrits afin d’aller plus loin dans votre communication avec eux.

Assurez un suivi par mail avec des emails automatisés, par téléphone pour avoir un retour de leur part, mais surtout pour continuer d’interagir avec eux et savoir s’ils ont des problématiques ou des besoins auxquels vous pourriez répondre.

Mettez aussi en place sur votre site web les éléments pour permettre à vos visiteurs d’accéder au replay du webinaire.

Mettre le replay du webinaire en ligne

Il n’y a aucun doute : les webinaires sont un excellent moyen d’entrer en contact avec des clients potentiels et de nouer des relations. Une fois votre conférence en ligne terminée, assurez-vous de mettre la rediffusion en ligne pour que les gens puissent la regarder à nouveau ou même la partager !

Vous n’avez pas besoin d’être un expert en technologie ou en marketing pour organiser un webinaire – vous pouvez apprendre à le faire en suivant ces étapes simples :

  1. Sauvegardez l’enregistrement du webinaire.
  2. Faites un montage avec intro et outro pour mettre en avant votre marque
  3. Choisissez une plateforme pour la diffusion du replay (beaucoup d’entreprises choisissent Youtube ou Vimeo).
  4. Créez une page dédiée sur votre site et insérez votre vidéo avec le code d’intégration donné par la plateforme de diffusion.

Créer une landing page dédiée

Créer une landing page dédiée est important. Après votre webinaire, il est important de créer cette page sur votre site internet pour capturer les prospects et les inscriptions. Cette page doit comporter les éléments suivants :

  • Un formulaire
  • Un aperçu vidéo de ce qui s’est passé pendant le webinaire
  • Des ressources utiles pour après le webinaire
  • La page de destination doit avoir un aspect professionnel et être facile à naviguer.

Faire la promotion du replay du webinaire

Une fois le webinaire terminé, assurez-en la promotion en organisant des rediffusions pour ceux qui n’ont pas pu y assister en direct. Cela permettra au plus grand nombre de personnes possible d’avoir accès à ce que vous aviez à offrir.

Vous pouvez faire la promotion via email, via les réseaux sociaux ou même via des campagnes payantes.

La mise en place de webinaires n’est pas seulement bénéfique pour les entreprises, c’est aussi un excellent moyen pour les experts et les professionnels de domaines connexes d’atteindre leurs marchés cibles et de partager leurs connaissances !

Recontacter les participants

Lors de l’organisation d’un webinaire, il est important de s’assurer que vos efforts d’organisation soient rentabilisés. Pour ce faire, vous pouvez notamment recontacter les participants et les inscrits afin de connaître leurs motivations lors de l’inscription.

Vous pouvez le faire par email, ou par téléphone quelques jours après la date du webinaire. En suivant ces étapes simples, vous serez sur la bonne voie pour contacter votre public cible avec un bon alibi, connaitre leur demande et rentabiliser votre événement !

 

Organiser un webinaire : checklist

Les meilleures plateformes pour organiser un webinaire

La mise en place d’un webinaire peut être une tâche intimidante, mais ne vous inquiétez pas, de nombreux logiciels sont disponibles sur le marché pour vous aider !

Veillez à sélectionner la bonne plate-forme, celle qui répondra de manière adéquate aux besoins de vos webinaires ainsi qu’à vos contraintes budgétaires.

Dans cet article, nous vous présentons les meilleures plateformes disponibles et vous expliquons comment choisir la bonne pour votre événement. Alors, êtes-vous prêt à faire passer vos webinaires au niveau supérieur ? C’est parti !

Livestorm

Livestorm propose des webinaires qui sont parfaits pour les propriétaires d’entreprise et les entrepreneurs. Ce logiciel de webinar est conviviale, ce qui facilite la création d’un formulaire d’inscription et l’ajout de contenu. Vous pouvez choisir parmi une variété de créneaux horaires, de dates et d’heures pour tirer le meilleur parti de l’audience de votre webinaire.

Livestorm est une bonne option, car elle propose des plans d’hébergement abordables sans faire de compromis sur les fonctionnalités ou la qualité. Vous avez accès aux modèles et séquences d’e-mails, aux pages d’inscription personnalisables, au suivi de la livraison des e-mails, aux widgets de site Web, au partage social intégré et bien plus encore.

WebinarJam

WebinarJam une excellente plateforme pour réaliser des webinaires de manière très professionnelle, surtout parce qu’elle permet l’intégration avec Facebook et YouTube, de sorte que vous pouvez enregistrer des Lives à travers cette même plateforme. Sa facilité d’utilisation est quelque chose qui en vaut la peine.

GoToWebinar

GoTo Webinar a la confiance de plus de clients que toute autre solution de webinaire en ligne et anime des millions de webinaires chaque année.

Que vous utilisiez les webinaires pour le marketing, la formation ou la communication d’entreprise, GoTo Webinar redonne du plaisir aux webinaires grâce à une technologie fiable et très simple à utiliser. Obtenez les fonctionnalités, les intégrations et les analyses dont vous avez besoin pour faire participer votre public et créer des liens personnels qui stimulent votre activité.

Demio

Demio est le moyen le plus simple pour les équipes de marketing et de support client d’intensifier efficacement leurs efforts par le biais de la vidéo en direct en moins de temps que jamais. Que vous cherchiez à générer et à qualifier des prospects/clients, à activer les utilisateurs et à augmenter les conversions de démonstration produit, ou à éduquer les clients et à réduire le taux de désabonnement, Demio est la plateforme idéale pour vous.

Organiser un webinaire avec Teams

Teams est un outil de visioconférence intégré à la suite Microsoft. Ce n’est pas, à proprement parlé, une plateforme de webinar, mais vous pouvez tout à fait l’utiliser en tant que tel.

Vous devrez utiliser d’autres moyens pour gérer les invitations et les inscriptions, mais en revanche, vous pourrez enregistrer votre webinaire à moindre coût puis le rediffuser.

Vous avez aussi accès au chat et vous pouvez gérer plusieurs animateurs.

Organiser un webinaire avec Zoom

Vous cherchez à organiser un webinaire ? Zoom est une excellente plateforme à choisir pour de nombreuses raisons. Qu’il s’agisse de rendre l’événement facile à gérer et à personnaliser ou de s’assurer que tous les éléments nécessaires sont en place avant le lancement, Zoom rend les webinaires simples et directs.

De plus, en utilisant la fonction de chat en direct de Zoom pendant votre webinaire, vous pouvez vous assurer que tout le monde vit une expérience intéressante.

Organiser un webinaire avec Google Meet

En 2022, les webinaires seront de plus en plus demandés comme moyen de connecter les entreprises et les particuliers entre eux. À ce titre, Google Meet est une excellente plateforme pour organiser ces événements. Les fonctionnalités dépendent de votre niveau d’abonnement à Google Workspace.

Le plus gros défaut selon nous : l’impossibilité d’autoaccepter les participants, ce qui crée une gêne pour le présentateur.

Questions fréquemment posées sur l’organisation d’un webinaire

Comment créer un support pour mes webinaires ?

Les supports de webinaires peuvent être créés à l’aide d’une variété de modèles ou de plateformes. Parmi les exemples populaires, citons Google Slides, Microsoft Powerpoint ou Prezi.

Comment puis-je choisir le bon sujet pour mon webinaire ?

Pour choisir le bon sujet pour un webinaire, tenez compte des éléments suivants :

  • Quel est l’intérêt principal de votre public ? Que voulez-vous qu’ils apprennent du webinaire ?
  • Quels sont vos objectifs pour le webinaire ?

Les sources d’information pour les faits et les chiffres incluent :

  • Le site Web ou le blog de votre public cible
  • Les résultats de recherche Google (la recherche de mots clés est essentielle ici)
  • Les publications du secteur
  • Les plateformes de médias sociaux (par exemple Twitter, LinkedIn, Facebook)

Quels sont les conseils pour le marketing et la valorisation de la marque de mes webinaires ?

Il n’existe pas de réponse unique à cette question, car les meilleurs conseils pour le marketing et la valorisation des webinaires varient en fonction du format du webinaire, du public cible et d’autres facteurs spécifiques. Cependant, certains conseils à prendre en compte incluent le développement d’une stratégie de marque et de marketing solide, l’utilisation des plateformes de médias sociaux pour faire de la publicité et atteindre les participants potentiels, et le développement d’un appel à l’action clair pour les participants.

Quels sont les avantages de la mise en place d’un webinaire ?

La mise en place d’un webinaire présente de nombreux avantages, notamment la possibilité de diffuser votre contenu à un public plus large, de créer un calendrier d’événements pour votre entreprise et d’attirer de nouveaux clients.

Conclusion

Lancer un webinaire peut être un excellent moyen d’accroître la visibilité de votre entreprise et d’atteindre des clients potentiels. Dans ce blog, nous avons décrit tout ce que vous devez savoir pour réussir à mettre en place un webinaire. De la planification et de la préparation à l’exécution de votre prochain séminaire en ligne , nous avons tout couvert !

Alors qu’attendez-vous ? Commencez à planifier votre prochain webinaire dès aujourd’hui et voyez les résultats par vous-même !

 

P.S. Lorsque vous serez prêt... Voici 3 façons dont je peux vous aider à développer votre activité :

  1. Inscrivez-vous à ma newsletter
    Recevez mes derniers conseils pour attirer des prospects, signer des clients et faire évoluer votre entreprise. Recevoir la newsletter hebdomadaire
  2. Faites-vous coaché
    La solution de coaching que vos équipes marketing vont adorer… Et vous aussi ! Cliquez ici
  3. Travaillez avec moi et mon équipe en privé
    Si vous souhaitez travailler directement avec moi et mon équipe pour doper vos ventes... Envoyez-moi simplement un message et mettez "Privé" dans l'objet... Parlez-moi un peu de votre entreprise et de ce sur quoi vous aimeriez travailler ensemble, et je vous donnerai tous les détails !Envoyez-moi un message